Digitalisierungsgerät

Um Papierdokumente elektronisch archivieren zu können bedarf es einem Gerät, das das Dokument in eine Dateiform bringt. Verschiedenste Geräte können dies bewerkstelligen.

• Kopierer (mit oder ohne Texterkennung)
• Arbeitsplatzscanner
• Dokumentenscanner
• Digitalkameras
• Smartphones

Bei der Digitalisierung entsteht eine Datei, die archiviert werden kann. Im Optimalfall ist dies ein Sandwich-PDF mit bereits erkanntem Volltext.

Viele Kopierer oder Scanner sind in der Lage völlig autonom ganze Stapel zu scannen und auf einem Speicherort abzulegen. Die Geräte können demensprechend konfiguriert werden, so dass die Dokumente automatisch in Hive importiert werden können, ohne dass weitere Benutzerinteraktion notwendig ist.

Manche Geräte verfügen über die Fähigkeit Profile zu verwalten. Diese können dazu genutzt werden, Verschiedene Dokumenttypen gleich am Digitalisierungsgerät zu definieren. Diese landen dann gleich in der richten Schnittstelle in Hive.